روابط عمومی و دفتر معاونت

28 خرداد 1396 ساعت 14:23


وظائف و مسئوليت ها

محور اول: امور دفتر معاونت و هيئت مديره
۱. پيگيری مقدمات و انجام جلسات داخلی و بيرونی معاونت و هيئت مديره اعم از: تنظيم و هماهنگی زمان و مکان جلسات، ارسال متون و دستورات قبل جلسات، ضبط آرشيو صوت جلسات، پيگيري پذيرايی جلسات، پيگيری امور حمل و نقل مهمانان و...؛
۲. ارائه روزانه نامه‌ها و درخواست های مکتوب داخلی و بيرونی و مرسولات واصله و گزارش مراجعات و برنامه های مهم دفتر به معاونت، جهت اخذ ارجاعات و پيگيری آن ها تا حصول نتايج معين شده و ارائه گزارش آن به معاونت؛
۳. پيگيری تنظيم و ارسال نامه‌ها و مکاتبات بيرونی دفتر از سوی معاونت، هيئت مديره و يا ساير بخش‌ها و افراد تأييدشده توسط معاونت و پيگيری اخذ نتايج آن و ارائه گزارش آن به معاونت يا دبير هيئت مديره. (در زمينه نامه‌های ارسالی از سوی رياست دفتر درصورتی که مسائل نامه مربوطه به امور دفتر و در تعامل با ساير مديران دفتر باشد اين وظيفه متوجه دفتر معاونت است که بايد با همکاری دفتر رياست محقق گردد)؛
۴. پيگيری اخذ گزارش فعاليت‌های اعضاء هيئت علمي (کميی) و مديران و مسئولان دفتر (کيفی) در زمان‌های مشخص شده و ارائه به معاونت (تعامل تعريف شده با مديريت سايت و ارتباطات رسانه‌اي در اخذ گزارش‌های کيفی از مديران دفتر)؛
۵. پيگيري و ابلاغ دستورات شفاهی معاونت يا دبير هيئت مديره در کليه امور مربوط به مديريت سازمان و ارائه گزارش پيگيری به معاونت و دبير هيئت مديره.
محور دوم: امور تايپ و دبيرخانه
۱. تايپ، طراحی، کپی، پرينت و پيگيری تکثير محدود انواع مکتوبات اداری مربوط به رياست، معاونت، هيئت مديره و کليه مديريت‌های علمی و ستادی دفتر اعم از نامه ها، گزارش های اداری و اجرائی، فرم ها و صورت جلسات اجرائی و مديريتی، طرح‌ها و...؛
۲. ثبت، شماره گذاری و بايگانی کليه نامه‌های اداری درونی و بيرونی دفتر؛


کد مطلب: 895

آدرس مطلب: http://isaq.ir/vdcfitdcaw6d1.giw.html

فرهنگستان علوم اسلامی قم  http://isaq.ir